جلوگیری از سرقت کارکنان، یک راه حل ساده برای امنیت شغلی

حتی فکر کردن به اینکه چه راهی برای جلوگیری از سرقت کارکنان وجود دارد؛ کمی دلهره‌آور است. چرا که شما کسانی را در دفتر کار خود استخدام کرده‌اید؛ که برای پیشبرد کارتان روی آن‌ها حساب کرده‌اید. اما نگران نباشید. انجام این راه‌های پیشگیرانه، نه تنها اعتماد شما را به کارمندان‌تان بیش از پیش می‌کند؛ بلکه خیال آن‌ها را هم برای ادامه کار راحت‌تر از قبل می‌کند.

در مقاله روش‌های تأمین امنیت ادارات، در باره اینکه برای سازمان‌ها و ادارات در برابر افراد غریبه چه‌طور سازمان‌مان را امن کنیم توضیح داده‌ایم. در این مقاله، می‌خواهیم راجع به جلوگیری از سرقت کارمندان خودی در اداره صحبت کنیم. در انتهای این مطلب شما با روش‌های امنیتی به ‌روزی آشنا می‌شوید؛ که می‌تواند به کاهش سرقت داخلی و اطمینان شغلی بهتر کارکنان کمک کند.

ایجاد امنیت و اعتماد در محل کار

توسعه فرهنگ امنیتی د رسازمان‌ها می‌تواند به کارکنان و صاحب‌کاران اعتماد و اطمینان بیشتری القا کرده؛ و گردش کار را بهتر کند. در اهمیت برنامه امنیتی برای مشاغل، نیز این موضوع را به طور کامل شکافته‌ایم. در این مقاله می‌خواهیم نحوه جلوگیری از سرقت کارکنان در حیطه‌های مختلف شغلی را مورد بررسی قرار دهیم.

جلوگیری از سرقت پول نقد

بعضی از مشاغل نیاز به نگهداری پول نقد در محل کارشان دارند. همچنین کارمندان مختلف با توجه به موقعیت‌های شغلی مختلف، دسترسی‌های متفاوتی به این پول نقد دارند. اگر در پایان هر روز کاری، نمی‌تواندی پول نقد را به حساب‌تان واریز کنید بهتر است برای امنیت پول نقد، چاره‌ای بیندیشید.

استفاده از گاوصندوق برای امنیت این پول نقد، بسیار کارآمد است. گاوصندوق، با محدود کردن دسترسی افراد، به سادگی می‌تواند امنیت پول نقد شما را تضمین کند. توصیه می‌شود که در هنگام باز کردن گاوصندوق، از لو رفتن رمزتان جلوگیری کنید. در این صورت تنها کسی که به پول نقد موجود در سر کار دسترسی دارد؛ خودتان هستید و بنابراین همه کارمندان، از سرقت منزه خواهند ماند. در صورتی که مجبورید رمز گاوصندوق را به یکی از کارمندان مورد اعتمادتان بدهید؛ حتما از او بخواهید از لو رفتن رمز جلوگیری نماید. زیرا در صورتی که حتی امن‌ترین گاوصندوق را هم در اختیار داشته باشید؛ وقتی رمز آن لو برود؛ عملا فایده‌ای ندارد.

نکته: توجه کنید که ارزش نقدینگی گاوصندوق خودتان ار هم در نظر بگیرید. در واقع باید متناسب با امنیت محصول‌تان پول نقد در آن بگذارید؛ و نه بیشتر از آن. در مقاله انواع رتبه‌بندی گاوصندوق، راجه به رتبه نقدینگی توضیح داده شده است.

سوء استفاده از امکانات شرکت

در مورد لوازم شرکت، قضیه خیلی مهم‌تر است. زیرا حتی اگر سرقتی هم در کار نباشد؛ استفاده نادرست از محصول می‌تواند خسارات سنگینی به بار بیاورد. بنابراین اهمیت برنامه امنیتی برای سازمان‌ها خودش ار نشان می دهد. وسایلی را که مورد استفاده روزمره نیستند؛ می توانید از دسترس همگان خارج کنید و به یک اتاق دوربین‌دار منتقل نمایید. در مورد صحت استفاده از وسایل نیز ابتدا ارزش آن‌ها را تعیین کنید و سپس در نظر داشته باشید که کدام‌یک از این وسایل به صورت مکرر نیاز به تعمیر پیدا می‌کنند.

یکی از مهم‌ترین نکته‌ها برای کسانی که از گاوصندوق اداری استفاده می‌کنند؛ این است که اقلامی را که در طول روز ممکن است چندین بار به آن‌ها نیاز پیدا کنید؛ در گاوصندوق اداری نگذارید. چرا که در این صورت در طول روز چندین بار باید به آن مراجعه کنید و این به این معنی‌ست که محل نگهداری آن لو می‌رود. در حالی که امنیت گاوصندوق اداری وقتی بالاتر می‌رود؛ که محل آن مخفی‌تر باقی بماند.

یکی دیگر از نکاتی که برای عدم سوء استفاده از وسایل شرکت  می‌توانید در نظر بگیرید؛ ذخیره‌سازی وسایل غیرضروری در انبار است. اگر شما فروشنده لوازم هستید؛ دلیلی ندارد که از دفتر شرکت، برای دپو محصولات‌تان استفاده کنید. آن هم در حضور کارمندان زیاد و متعدد.

جعل برگه‌های زمانی

راجع به ساعت ناهار و استراحت‌های روزانه، سخت‌گیری و تعصب فایده زیادی ندارد. اما در مورد ساعت‌ها یمرخصی، اضافه‌کاری‌ها و موارد این‌چنینی، باید یک سیستم شفاف و قابل اندازه‌گیری موجود باشد. چرا که این موارد می‌توانند خسارت سنگینی بر دوش شرکت تحمیل کنند.

دوربین‌های امنیتی با ثبت ورود و خروج کارکنان، و یا تکمیل فرم‌های دستی، می‌توانند از بروز چنین اتفاقاتی جلوگیری کنند. اما همان‌طور که پیشتر هم گفتیم؛ حتی اگر این موارد را به صورت دقیق چک کنیم؛ باز هم نمی توانیم در مورد کیفیت کار و نحوه استراحت‌های بین روز اقدامی انجام دهیم. بنابراین ایجاد تعهد کاری ومسئولیت‌پذیری در کارمنان بهترین روش برای جلوگیری از بروز چنین خساراتی است.

تعیین بودجه‌ای برای تشویق کارکنان باانگیزه، می‌تواند به اندازه سرمایه‌گذاری روی خرید دوربین‌های امنیتی دقیق، برای شما کارآمد باشد. مورد دیگر این است که وقتی در برگه‌های زمانی یک کارمند، اختلافاتی به چشم می‌خورد؛ آن کارمند می‌تواند مستعد به خطر انداختن امنیت شرکت در سایر زمینه‌ها نیز باشد. پس از کنار اختلافات برگه‌های زمانی به راحتی نگذرید و این موارد را به سادگی چشم‌پوشی نکنید.

اختلاف در تخصیص بودجه

افراد معمولا روش‌های متعددی برای سرقت های جزئی از طریق تخصیص بودجه بلد هستند. رایج‌ترین نوع آن هم دست بردن در فاکتورها و یا زد و بند با فروشنده در تغییر عدد و رقم فاکتور است. برای رفع این مشکل، باید واحدهای نظارتی خود را تقویت کرده و به دست افراد معتمد بسپارید.

راه دیگر برای سرقت کارمندان، که می‌تواند ضرر و زیان به مراتب بزرگتری به کسب و کارتان وارد کند؛ کم‌فرشی در محصولاتی‌ست که قرار است به دست خریداران شما برسد. با کم کردن ارزش محصول، در واقع به نام و اعتبار برند شما ضربه جبران‌ناپذیری وارد می‌شود. بنابراین باید حتما واحد نظارتی‌تان را تقویت کنید. در واقع واحد نظارتی شما، اولین خط دفاعی‌تان در برابر سرقت‌های احتمالی‌ست. پس نقطه‌ضعف‌های آن را پیدا کنید و از ارزیابی کردن کارمندان تان با یک سیستم قوی هراس نداشته باشید.

کلام نهایی

در این مطلب ما موارد زیادی را برای جلوگیری از سرقت کارکنان پوشش دادیم. اما موارد یوجود دارد؛ که از دست ما و شما خارج است و قابل اندازه‌گیری نیز نیم باشد. این موارد را با ایجاد تعهد و مسئولیت‌پذیری و تشویق کارکنان وظیفه‌شناس، می توانید ایجاد کنید. از طرفی کارکنان باید بدانند در صورت انجام رفتار نادرست چه اتفاق ناگواری خواهد افتاد.