امنیت ادارات و سازمان ها

روش های تامین امنیت ادارات و سازمان ها

امنیت ادارات و دفاتر اداری یک مولفه مهم در مدیریت یک تجارت و کسب و کار است. تامین امنیت ادارات بسیار گسترده است و صرفا محدود به یک بخش مانند امنیت اسناد یا امنیت فیزیکی در ساختمان نمیشود. در واقع تامین امنیت در ادارات بیشتر یک سرمایه گذاری در جهت منافع آن تجارت است.

راه های زیادی برای تامین امنیت یک اداره وجود دارد. از کنترل ورود و خروج کارمندان تا اجرای سیستم های امنیتی. اما آن چیزی که واضح است، قرار نیست همه روش های امنیتی در یک اداره اجرا شود، چراکه نه معقولانه است و نه حتی مقرون به صرفه.

چه خطری کسب و کار شما را تهدید می کند ؟

 یک قدم قبل از تصمیم گیری درباره انتخاب روش مناسب برای تامین امنیت ادارات، بررسی و اولویت بندی خطراتی است که کسب و کار و آن تجارت را تهدید می کند. این تهدید ها می تواند از حمله های سایبری باشد تا سوء استفاده و سرقت مدارک و یا حتی خطراتی مانند آتش سوزی. خطراتی که یک کسب و کار را تهدید می کند بسته به نوع آن تجارت و عوامل مختلف متغییر است. خطراتی مانند سرقت، احتمال سوء استفاده از مدارک مهم و آتش سوزی در اکثر ادارات ثابت است. اما احتمالاتی مانند حمله های سایبری بسته به میزان دیجیتالی بودن روند آن کسب و کار می تواند تغییر کند. در بخش اول این مقاله به بررسی راه های تامین امنیت در برابر خطراتی که اولویت بیشتری دارند می پردازیم و در بخش دوم درباره موارد تکمیلی و شرایط خاص صحبت می کنیم که به نوعی همگانی نیست و بسته به نوع کسب و کار متغییر است.

بخش اول امنیت ادارات | گاوصندوق قلب امنیت مرکز اداری 

بخش اول امنیت ادارات و سازمان ها، تامین امنیت اسناد و مدارک مهمی است که در هر سازمانی وجود دارد مانند اسناد و مدارک مهم مانند اوراق سهام، مدارک بیمه نامه و کارمندان، سرمایه گذاری ها، دسته چک و نقدینگی که از دست دادن آن ها به هر دلیلی می تواند خیلی گران تمام شود. 

بهترین راه برای تامین امنیت این قبیل اسناد و مدارک استفاده از گاوصندوق های اداری است. گاوصندوق اداری تقریبا لازمه هر کسب و کار و تجارتی است، چه تجارت های بزرگ چه کوچک. یک گاوصندوق اداری اگر درست و اصولی انتخاب شود از بسیاری جهات می تواند خیال شما را راحت کند. در واقع گاوصندوق اداری می تواند قلب امنیت یک سازمان باشد. پس دقت داشته باشید که دقیقا چه گاوصندوقی برای اداره و دفتر کار خود انتخاب می کنید.

🔥 یک گاوصندوق حتما باید در برابر آتش سوزی و حریق مقاوم باشد. اما میزان این مقاومت با توجه به جنس اقلامی که قرار است داخل آن نگهداری شود، تعیین می گردد. در واقع در این مرحله رتبه نسوز گاوصندوق تعریف می شود. رتبه نسوز برای گاوصندوقی که برای نگهداری کاغذ طراحی شده با محصولی که برای فایل های دیجیتال ساخته شده متفاوت است.

👈 به یاد داشته باشید : انتخاب گاوصندوق اداری نیاز به تحقیق و در مواردی اطلاعات تخصصی در حیطه گاوصندوق اداری دارد. قبل از انتخاب گاوصندوق اداری باید مواردی مانند استحکام بنای ساختمان، حجم و جنس اقلامی که قرار است داخل گاوصندوق نگهداری شود، تناوب دسترسی در روز و حتی تعداد افرادی که قرار است از گاوصندوق استفاده کنند مشخص شود. بنابراین پیشنهاد می شود اگر اولین باری است که به دنبال انتخاب گاوصندوق هستید حتما از راهنمای خرید گاوصندوق کمک بگیرید.

بخش دوم | اجرای سیستم های نظارتی-امنیتی

تا این جا درباره امنیت اسناد و مدارک در ادارات صحبت کردیم و به عنوان بهترین راهکار برای جلوگیری از سوء استفاده و آسیب های احتمالی به اسناد مهم ، استفاده از گاوصندوق اداری را پیشنهاد دادیم. در این بخش می خواهیم موارد دیگر در تامین امنیت ادارات را بررسی کنیم که بسته به نوع آن کسب و کار می تواند استفاده شود.

سیستم مدیریت ورود و خروج

اگر افراد زیادی وارد دفتر و سازمان شما می شوند، در صورت عدم دقت، احتمال خطا و مشکلات نیز بیشتر است. در این شرایط پیشنهاد می شود از سیستم های ورود و خروج کمک گرفته شود. سیستم ورود و خروج علاوه بر اینکه مشخص می کند، چه افرادی با چه مشخصات و در چه زمانی وارد محل کار شدند بلکه در نظم سازمانی و محاسبه حقوق و دستمزد نیز مفید خواهد بود. سیستم های مدیریت ورود و خروج بر اساس تشخیص چهره، کارت سازمانی، اثرانگشت و یا حتی ثبت اطلاعات صورت می گیرد. انتخاب روش مدیریت ورود و خروج برای افراد مختلف، متفاوت است. برای کارمندان عموما از روش های ساده تر مانند اثرانگشت یا کارت استفاده می شود و برای ارباب رجوع، از روش های ثبت مشخصات و جلسات استفاده می شود.

سیستم های امنیتی نظارتی

دوربین مداربسته بهترین راه برای مقابله با نقض امنیت در دفترکار شماست. اجرای دوربین مداربسته در ابتدا ممکن است یک هزینه زیادی را برای شما داشته باشد اما سرمایه گذاری با ارزشی خواهد بود. برای استفاده از سیستم های دوربین مداربسته حتما با یک متخصص در مورد نقشه اجرای سیستم صحبت کنید. در نصب دوربین های مداربسته فقط به فضای داخلی دفترتان توجه نکنید بلکه فضای بیرونی، راه پله ها، پارکینگ ساختمان نیز باید در لیست شما باشد. استفاده از دوربین های مداربسته نه تنها خطاهای ممکن را کاهش می دهد بلکه در ایجاد امنیت برای کارمندان شما نیز موثر خواهد بود.

امنیت شبکه و آنلاین 

در ادارات و سازمان ها همه چیز محدود به اسناد کاغذی و زونکن نمی شود، سیستم های مدیریت اطلاعات تحت شبکه امکان دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم می کند. در حال حاضر این سیستم ها تقریبا در تمام سازمان های بزرگ اجرا می شود . اما آن چیزی که در استفاده از سیستم ها مهم است، سلامت و امنیت آن سیستم است. این سیستم ها باید به نوعی طراحی شوند که احتمال هک و نفوذ به آن ها تقریبا غیرممکن شود. در امنیت آنلاین یک سازمان، علاوه بر استفاده از روش های تخصصی و یا آنتی ویروس ها برای جلوگیری از هک و نفوذ افراد غیرمجاز، آموزش های فردی نیز باید انجام شود.

کلام آخر 

در تامین امنیت ادارات و سازمان ها، استفاده از گاوصندوق اداری تقریبا جزء جدانشدنی هر کسب و کاری است. اولین قدم برای ارتقا امنیت یک اداره، محافظت از اسناد مهمی که در هر سازمانی وجود دارد و از دست دادن ها گاهی اوقات جبران ناپذیر است. استفاده از روش های دیگر حفاظتی و امنیتی مانند دوربین های مداربسته یا سیستم کنترل ورود و خروج بسته به نوع کسب و کار و حتی محل آن تعیین می شود. 

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *